Функции виртуальной комнаты данных
Более 100 функций, специально разработанных для обеспечения безопасного обмена документацией и налаживания сотрудничества между предприятиями.
Управление документами
Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки из вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.
Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.
Загружайте файлы в любом из более чем 25 доступных форматов. Перед загрузкой не нужно проводить специальную подготовку файлов. Файлы преобразуются в проверенный формат PDF. Их можно просматривать в любом браузере, так что дополнительное ПО не требуется.
Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете достаточно легко синхронизировать содержание своего рабочего стола, общей папки, протокола FTP или корпоративного файлового хранилища со своей комнатой данных. Приложение также устанавливает связь между комнатой данных и системами управления контентом предприятия.
Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Нет необходимости в создании или изменении предметного указателя комнаты данных вручную.
Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и многоаспектного поиска. Система оптического распознавания символов ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.
Можно запросто загружать, удалять, объединять, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.
Защита документов
Защитите конфиденциальные данные от несанкционированного считывания, включив режим ограниченного просмотра. Пользователь сможет видеть только центральную часть документа, остальная информация будет закрыта сеткой.
Процессы открытия и скачивания файла можно контролировать, зашифровав документ. Доступ к документу может быть ограничен даже после того, как файл был скачан.
Во время просмотра, печати или скачивания документа в его верхней части появятся водяные знаки. В них содержатся имя пользователя, IP-адрес, дата и время доступа к документу.
Целостность данных постоянно проверяют пять антивирусных программ. Вероятность загрузки в комнату данных документов с вирусами и поврежденных файлов абсолютно исключена.
Сформулируйте детальные правила получения доступа к каждому документу и папке в комнате данных. Существуют восемь уровней разрешений на доступ к документам: «Просмотр сквозь защитную сетку», «Просмотр», «Скачивание зашифрованного PDF-файла», «Печать», «Скачивание PDF-файла», «Скачивание исходного файла» и «Загрузка».
Уникальная функция iDeals «Просмотр электронных таблиц» позволяет безопасно просматривать и анализировать документы Excel в режиме онлайн. Этот инструмент скачивает, расшифровывает, устанавливает водяные знаки и преобразовывает документы для просмотра в любом веб-браузере не в формате PDF, а в исходном защищенном формате Excel.
Простота использования
Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать ПО или скачивать какие-либо программы. Язык Java не требуется.
Единый вход и один пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.
Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.
В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из 14 языков: английский, немецкий, испанский, французский, голландский, итальянский, польский, русский, турецкий, португальский (Бразилия), китайский, японский, шведский и корейский.
Прокрутка позволяет быстро перейти к следующему файлу в папке прямо из документа, который вы в данный момент просматриваете. Благодаря этому вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.
Вы можете пользоваться комнатой данных практически на всех устройствах и платформах: Windows, Apple iOS и Android и т. д.
Защита от несанкционированного доступа
Устанавливайте детальные правила обеспечения безопасности в отношении надежности пароля и продолжительности сессии пользователя. Задавайте время аннулирования доступа к файлам.
Ограничивайте доступ к комнате данных определенным промежутком времени и для определенных IP-адресов.
Управляйте разрешениями для пользователей на просмотр, безопасное скачивание PDF-файлов, печать, скачивание исходных документов и редактирование на основании роли пользователя в проекте.
Убедитесь, что участники проекта могут получить доступ только к тем документам, которые им нужны, проверяйте разрешения любого пользователя на доступ к файлам.
Для двухуровневой аутентификации нужен пароль и одноразовый код, отправленный на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении.
Применяйте средства безопасности и контролируйте доступность к защищенным документам на мобильных устройствах пользователей.
Управление пользователями
Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или создавайте массовую рассылку приглашений для сотен людей в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при регистрации и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.
Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.
Выберите одно из специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей. Параметр «Анализ данных Excel» позволяет редактировать доступные файлы Excel. Изменения не применяются к исходным файлам и видны только санкционированным пользователям.
Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с различным уровнем доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить процесс создания групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором привилегий: «полные администраторы», «ограниченные администраторы», «пользователи-участники» и «индивидуальные пользователи».
Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.
Отчеты
Контролируйте соблюдение внутренних правил с помощью контрольного журнала, где записывается каждое действие, совершаемое в комнате данных. Формируйте отчеты в форматах PDF, Excel или в версии для печати, чтобы использовать их на совещаниях и презентациях.
Изучайте каждое действие пользователя, в том числе параметры выполняемого им поиска. Отслеживайте процедуры просмотра, печати и скачивания документов. Контролируется каждая деталь — вы даже можете посмотреть, сколько времени пользователь просматривал каждую страницу документа с точностью до секунды.
Чтобы точно понять, что происходит в вашей комнате данных, достаточно одного взгляда. На разноцветных отчетах (тепловых картах) отображается, какие группы проявляли наибольшую активность и какие разделы комнаты данных были им наиболее интересны. Это дает вам преимущество в процессе принятия решений.
Получите краткую характеристику активности группы в комнате данных — проверьте количество приглашенных пользователей, сколько из них вошли в систему, количество документов, доступ к которым разрешен, количество использованных документов и опубликованных вопросов.
Вопросы и ответы
Составьте список наиболее часто встречающихся вопросов и ответов, чтобы пользователи могли с ними ознакомиться. Для обеспечения доступа к самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Он может представлять собой источник важных данных о сделке с возможностью осуществления поиска.
«Живая дискуссия» — это защищенный живой форум, разрешение на доступ к которому настраивается для каждого конкретного человека. Все, у кого есть такое разрешение, могут просматривать информацию по различным темам и публиковать свои ответы. Пользователи могут начать собственное обсуждение в рамках своей группы или задать вопросы администратору.
Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить аудиторскую проверку и обеспечить безопасность при обмене информацией в рамках платформы VDR.
Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определив права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к вопросам и ответам. Каждая группа участников может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.
Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать состояние вопроса и эффективнее использовать время администратора и эксперта.
В юридических целях сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы из данного раздела в формате электронной таблицы.
В конце проекта содержимое «Живой дискуссии» и раздела «ЧаВо» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению. Вопросы, заданные в разделе «ЧаВо» во время реализации сложных сделок, записываются.
Интерфейс почти такой же, как у популярных программ для электронной почты, поэтому изучить его достаточно легко. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки к содержимому комнаты данных.
Скорость и доступность
Благодаря большому количеству центров обработки данных, расположенных в самых разных уголках планеты, скорость передачи информации увеличилась до максимального значения в рамках отрасли — 200 Мбит/с. Из-за близости центров обработки данных скорость загрузки и скачивания файлов может увеличиться в 10 раз.
Благодаря наличию дополнительных элементов в инфраструктуре была создана очень устойчивая и безопасная среда, что позволяет гарантировать безотказность работы 99,95 % времени!
Тысячи предприятий во всем мире хранят важные коммерческие документы в виртуальных комнатах данных iDeals. Поэтому мы разработали наши комнаты данных таким образом, чтобы устранить перерывы на их техническое обслуживание.
Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать хорошо знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и создайте пригласительное электронное письмо.
Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами выбираете рисунок и цвет водяных знаков.
Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.
Сформируйте собственные условия использования, создайте свое соглашение о неразглашении и договор о соблюдении конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.
На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.
Обеспечение безопасности
ISO 27001:2013 — международный стандарт безопасности, разработанный Международной организацией по стандартизации (ISO). Он используется для контроля защиты конфиденциальных данных. Процесс сертификации включал проверку нашей политики безопасности, кадровой безопасности, физической и экологической безопасности, безопасности систем и сети, обеспечения непрерывной деятельности.
В отчете SOC2 говорится о наличии требуемых контрольных систем для защиты данных и информации. Сертификат SOC2 подтверждает, что в компании iDeals разработаны внутренние процедуры, позволяющие оптимальным образом контролировать уровни безопасности, доступности и конфиденциальности.
В компании iDeals существует большое количество центров обработки данных. В них применяются системы физической безопасности, надзора по многочисленным каналам и биометрические системы авторизации при входе.
Благодаря собственному отделу исследований и разработок наши технологии находятся на шаг впереди новейших эталонов в отрасли. Наши усилия по внедрению инноваций не имеют аналогов в области финансовых коммуникаций. Методы и процедуры разработки ПО регулярно обновляются в соответствии с новейшим мировым опытом. В частности, мы учитываем методику разработки безопасных программ компании Microsoft (Microsoft Secure Development Lifecycle) и новости сообщества OWASP. Чтобы поддерживать высокий уровень надежности, мы регулярно приглашаем независимых специалистов для проверки системы защиты приложений.
