Функции виртуальной комнаты данных

Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки c вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.

Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.

Загружайте файлы в любом формате. Перед загрузкой не нужна специальная подготовка файлов. Файлы 25 основных форматов преобразуются в защищенный формат PDF. Его можно просматривать в любом браузере, дополнительное ПО не требуется.

Метки выполняют двойную функцию. Они помогают сортировать ваши документы и могут быть использованы как поисковые фильтры. Используйте множественные метки для организации файлов в соответствии с потребностями вашего проекта.

Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете легко синхронизировать со своей комнатой данных содержимое своего рабочего стола, общей папки, сервера FTP или корпоративного файлового хранилища.

Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Не нужно создавать или изменять вручную индекс комнаты данных.

Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и множественного поиска. Система распознавания текста ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.

Легко загружать, удалять, объединять, перемещать, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.

Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать или скачивать какие-либо программы. Установка Java не требуется.

Единые логин и пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.

Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.

В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из четырнадцати языков: английском, немецком, испанском, французском, голландском, итальянском, шведском, польском, русском, турецком, португальском, китайском и японском и корейском.

Сквозная прокрутка позволяет перейти к следующему файлу в папке прямо из текущего документа. Вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.

Вы можете пользоваться комнатой данных на мобильных устройствах и платформах Apple iOS и Android.

Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или сразу сотнями в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при входе в систему и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.

Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.

Выберите одно из двух специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей.

Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с разными уровнями доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить создание групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором прав: полное администрирование, ограниченное администрирование, совместное пользование, индивидуальное пользование.

Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.

Составьте для пользователей список распространенных вопросов и ответов на них. Для ипользования самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Сделайте из него надежный источник основных сведений о вашей сделке с возможностью поиска.

«Вопросы и Ответы» — это защищенный живой форум, доступ к которому настраивается индивидуально. Все, у кого есть разрешение, могут просматривать темы и писать свои ответы. Пользователи могут начинать новые обсуждения в рамках своей группы или задавать вопросы администратору.

Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить работу.

Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определяя права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к модулю "Вопросы и Ответы". Каждая группа потенциальных покупателей может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.

Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать его состояние и эффективнее использовать время администратора и эксперта.

Сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы в формате электронной таблицы. Это может быть полезно при дальнейших юридических спорах.

По завершении проекта содержимое модуля «Вопросы и Ответы"» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению.

Интерфейс модуля "Вопросы и Ответы" почти такой же, как у популярных программ электронной почты, поэтому его легко освоить. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки на содержимое комнаты данных.

Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и настройте пригласительное электронное письмо.

Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами можете выбрать структуру и цвет водяных знаков.

Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.

Сформируйте собственные условия доступа к комнате данных, создайте свое соглашение о конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.

На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.