Функции виртуальной комнаты данных
Более ста функций, специально разработанных для защищенного обмена документами и сотрудничества между компаниями.
Управление документами
Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки c вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.
Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.
Загружайте файлы в любом формате. Перед загрузкой не нужна специальная подготовка файлов. Файлы 25 основных форматов преобразуются в защищенный формат PDF. Его можно просматривать в любом браузере, дополнительное ПО не требуется.
Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете легко синхронизировать со своей комнатой данных содержимое своего рабочего стола, общей папки, сервера FTP или корпоративного файлового хранилища.
Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Не нужно создавать или изменять вручную индекс комнаты данных.
Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и множественного поиска. Система распознавания текста ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.
Легко загружать, удалять, объединять, перемещать, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.
Защита документов
Режим ограниченного просмотра защищает конфиденциальные данные. Пользователь сможет видеть только центральную часть документа, остальная информация будет закрыта.
Доступ к файлу контролируется шифрованием при открывании и скачивании. Доступ к документу может быть ограничен даже после скачивания.
Во время просмотра, печати или скачивания документа поверх него можно наложить водяные знаки. Настройте их на указание имени пользователя, IP-адреса, даты и времени доступа к документу.
Целостность данных постоянно проверяют пять антивирусных программ. Загрузка в комнату данных документов с вирусами и поврежденных файлов исключена.
Укажите правила доступа для каждого документа и папки в комнате данных. Предусмотрено восемь уровней разрешений на доступ: «Просмотр сквозь защитную сетку», «Просмотр», «Скачивание зашифрованного файла», «Печать», «Скачивание PDF-файла», «Скачивание исходного файла» и «Загрузка».
Уникальная программа просмотра электронных таблиц iDeals позволяет защищенно просматривать и анализировать документы Excel в режиме онлайн. Этот инструмент скачивает, расшифровывает, снабжает водяными знаками и отображает документы в любом веб-браузере не в формате PDF, а в исходном защищенном формате Excel.
Простота использования
Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать или скачивать какие-либо программы. Установка Java не требуется.
Единые логин и пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.
Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.
В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из четырнадцати языков: английском, немецком, испанском, французском, голландском, итальянском, шведском, польском, русском, турецком, португальском, китайском и японском и корейском.
Сквозная прокрутка позволяет перейти к следующему файлу в папке прямо из текущего документа. Вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.
Вы можете пользоваться комнатой данных на мобильных устройствах и платформах Apple iOS и Android.
Защита от несанкционированного доступа
Устанавливайте детальные правила для надежности пароля и длительности пользовательской сессии. Задавайте время аннулирования доступа к файлам.
Ограничивайте доступ к комнате данных определенным промежутком времени и определенными IP-адресами.
Управляйте разрешениями на просмотр, скачивание защищенных PDF-файлов, печать, скачивание исходных документов на основании роли пользователя в проекте.
Убедитесь, что участники проекта могут получить доступ только к тем документам, которые им нужны — проверяйте разрешения любого пользователя на доступ к файлам.
Для двухуровневой авторизации нужен пароль и одноразовый код, отправляемый на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении.
Применяйте средства безопасности и контролируйте доступность защищенных документов на мобильных устройствах пользователей.
Управление пользователями
Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или сразу сотнями в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при входе в систему и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.
Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.
Выберите одно из двух специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей.
Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с разными уровнями доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить создание групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором прав: полное администрирование, ограниченное администрирование, совместное пользование, индивидуальное пользование.
Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.
Отчеты
Контролируйте соблюдение внутренних правил с помощью контрольного журнала, где записывается каждое действие, совершаемое в комнате данных. Формируйте отчеты в форматах PDF, Excel или в версии для печати, чтобы использовать их на совещаниях и презентациях.
Изучайте каждое действие пользователя, в том числе что он искал. Отслеживайте просмотры, распечатки и скачивания документов. Контролируется всё — вы даже можете посмотреть, сколько секунд пользователь просматривал каждую страницу документа.
Чтобы понять, что происходит в вашей комнате данных, достаточно одного взгляда. На разноцветных отчетах (тепловых картах) отображается, какие группы проявляли наибольшую активность и какие разделы комнаты данных были им наиболее интересны. Это упрощает принятие решений.
Получите краткую характеристику активности группы в комнате данных — количество приглашенных пользователей, сколько из них вошли в систему, количество документов, доступ к которым разрешен или реализован и количество опубликованных вопросов.
Вопросы и ответы
Составьте для пользователей список распространенных вопросов и ответов на них. Для ипользования самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Сделайте из него надежный источник основных сведений о вашей сделке с возможностью поиска.
«Вопросы и Ответы» — это защищенный живой форум, доступ к которому настраивается индивидуально. Все, у кого есть разрешение, могут просматривать темы и писать свои ответы. Пользователи могут начинать новые обсуждения в рамках своей группы или задавать вопросы администратору.
Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить работу.
Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определяя права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к модулю "Вопросы и Ответы". Каждая группа потенциальных покупателей может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.
Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать его состояние и эффективнее использовать время администратора и эксперта.
Сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы в формате электронной таблицы. Это может быть полезно при дальнейших юридических спорах.
По завершении проекта содержимое модуля «Вопросы и Ответы"» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению.
Интерфейс модуля "Вопросы и Ответы" почти такой же, как у популярных программ электронной почты, поэтому его легко освоить. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки на содержимое комнаты данных.
Скорость и доступность
Благодаря множеству географически удаленных центров обработки данных скорость передачи информации повышена до лучших в отрасли 200 МБ/с. Из-за близости центров обработки данных скорость загрузки и скачивания файлов может увеличиться в 10 раз. Данные российских клиентов размещаются на серверах в Москве.
Благодаря резервированию инфраструктуры создана устойчивая и надежная среда, гарантирующая долю времени безотказной работы 99,95%.
Тысячи компаний во всём мире хранят важнейшие документы в виртуальных комнатах данных iDeals. Поэтому мы разработали наши комнаты данных таким образом, чтобы они никогда не закрывались на техническое обслуживание.
Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и настройте пригласительное электронное письмо.
Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами можете выбрать структуру и цвет водяных знаков.
Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.
Сформируйте собственные условия доступа к комнате данных, создайте свое соглашение о конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.
На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.
Для проверки подлинности корпоративных пользователей и разрешении им доступа к конфиденциальным данным используется интеграция ВКД iDeals с поставщиком корпоративных удостоверений для единого входа (SSO).
Позвольте корпоративным пользователям легко войти в ВКД, не вводя и даже не создавая учетные данные для iDeals.
Сократите затраты на ИТ, избавившись от необходимости управлять множеством аккаунтов и восстанавливать утерянные пароли.
Соответствие стандартам безопасности
ISO 27001:2013 — международный стандарт безопасности, разработанный Международной организацией по стандартизации (ISO). Он используется для контроля защиты конфиденциальных данных. Процесс сертификации включал проверку наших политик организационной, кадровой, физической и экологической безопасности, безопасности систем и сетей, обеспечения непрерывной деятельности.
В отчете SOC2 говорится о наличии требуемых контрольных систем для защиты данных и информации. Сертификат SOC2 подтверждает, что в компании iDeals разработаны внутренние процедуры, позволяющие оптимальным образом контролировать защищенность, доступность и конфиденциальность.
У компании iDeals большое количество центров обработки данных. В них применяются системы физической безопасности, надзора по многочисленным каналам и биометрические системы авторизации при входе.
Благодаря собственному отделу исследований и разработок наши технологии на шаг впереди новейших эталонов в отрасли. Наши усилия по внедрению инноваций не имеют аналогов в области финансовых коммуникаций. Методы и процедуры разработки ПО регулярно обновляются в соответствии с новейшим мировым опытом. В частности, мы учитываем методику разработки безопасных программ компании Microsoft (Microsoft Secure Development Lifecycle) и новости сообщества OWASP. Чтобы поддерживать высокий уровень надежности, мы регулярно приглашаем независимых специалистов для проверки системы защиты приложений.
