Функции виртуальной комнаты данных

Более 100 функций, специально разработанных для обеспечения безопасного обмена документацией и налаживания сотрудничества между предприятиями.

Управление документами

ЗАГРУЗКА ФАЙЛОВ ПУТЕМ ПЕРЕТАСКИВАНИЯ

Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки из вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.

МАССОВАЯ ЗАГРУЗКА ДЛЯ ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ

Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.

ЗАГРУЗКА ФАЙЛОВ ЛЮБОГО ФОРМАТА

Загружайте файлы в любом из более чем 25 доступных форматов. Перед загрузкой не нужно проводить специальную подготовку файлов. Файлы преобразуются в проверенный формат PDF. Их можно просматривать в любом браузере, так что дополнительное ПО не требуется.

ИНТЕГРАЦИЯ С ПРОВОДНИКОМ WINDOWS

Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете достаточно легко синхронизировать содержание своего рабочего стола, общей папки, протокола FTP или корпоративного файлового хранилища со своей комнатой данных. Приложение также устанавливает связь между комнатой данных и системами управления контентом предприятия.

АВТОМАТИЧЕСКОЕ ИНДЕКСИРОВАНИЕ

Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Нет необходимости в создании или изменении предметного указателя комнаты данных вручную.

ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК

Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и многоаспектного поиска. Система оптического распознавания символов ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.

Функции виртуальной комнаты данных
ПРОСТОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ И ПАПКАМИ

Можно запросто загружать, удалять, объединять, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.

Защита документов

Функции виртуальной комнаты данных
БЕЗОПАСНЫЙ ПРОСМОТР С ЗАЩИТНОЙ СЕТКОЙ

Защитите конфиденциальные данные от несанкционированного считывания, включив режим ограниченного просмотра. Пользователь сможет видеть только центральную часть документа, остальная информация будет закрыта сеткой.

ДИСТАНЦИОННОЕ УДАЛЕНИЕ

Процессы открытия и скачивания файла можно контролировать, зашифровав документ. Доступ к документу может быть ограничен даже после того, как файл был скачан.

ДИНАМИЧЕСКИЕ ВОДЯНЫЕ ЗНАКИ

Во время просмотра, печати или скачивания документа в его верхней части появятся водяные знаки. В них содержатся имя пользователя, IP-адрес, дата и время доступа к документу.

ПРОВЕРКА НА НАЛИЧИЕ ВИРУСОВ

Целостность данных постоянно проверяют пять антивирусных программ. Вероятность загрузки в комнату данных документов с вирусами и поврежденных файлов абсолютно исключена.

ДЕТАЛИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РАЗРЕШЕНИЙ

Сформулируйте детальные правила получения доступа к каждому документу и папке в комнате данных. Существуют восемь уровней разрешений на доступ к документам: «Просмотр сквозь защитную сетку», «Просмотр», «Скачивание зашифрованного PDF-файла», «Печать», «Скачивание PDF-файла», «Скачивание исходного файла» и «Загрузка».

БЕЗОПАСНЫЙ ПРОСМОТР ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

Уникальная функция iDeals «Просмотр электронных таблиц» позволяет безопасно просматривать и анализировать документы Excel в режиме онлайн. Этот инструмент скачивает, расшифровывает, устанавливает водяные знаки и преобразовывает документы для просмотра в любом веб-браузере не в формате PDF, а в исходном защищенном формате Excel.

Простота использования

НИКАКИХ ПЛАГИНОВ И ЯЗЫКА JAVA

Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать ПО или скачивать какие-либо программы. Язык Java не требуется.

ТЕХНОЛОГИЯ ЕДИНОГО ВХОДА

Единый вход и один пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ДЛЯ МОБИЛЬНЫХ УСТРОЙСТВ

Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.

ВОЗМОЖНОСТЬ РАБОТЫ НА НЕСКОЛЬКИХ ЯЗЫКАХ

В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из 12 языков: английский, испанский, китайский, немецкий, турецкий, японский, французский, итальянский, польский, голандский, португальский (Бразилия) и русский.

ПРОСМОТР ПУТЕМ ПРОКРУТКИ

Прокрутка позволяет быстро перейти к следующему файлу в папке прямо из документа, который вы в данный момент просматриваете. Благодаря этому вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.

Функции виртуальной комнаты данных
ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ОПЕРАЦИОННЫХ СИСТЕМ IOS И ANDROID

Вы можете пользоваться комнатой данных практически на всех устройствах и платформах: Windows, Apple iOS и Android и т. д.

Защита от несанкционированного доступа

КОНТРОЛЬ ПОЛУЧЕНИЯ ДОСТУПА И ИСТЕЧЕНИЕ СРОКА ДЕЙСТВИЯ

Устанавливайте детальные правила обеспечения безопасности в отношении надежности пароля и продолжительности сессии пользователя. Задавайте время аннулирования доступа к файлам.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА ПО ВРЕМЕНИ И IP-АДРЕСУ

Ограничивайте доступ к комнате данных определенным промежутком времени и для определенных IP-адресов.

ДЕТАЛИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВЫДАЧИ РАЗРЕШЕНИЙ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Управляйте разрешениями для пользователей на просмотр, безопасное скачивание PDF-файлов, печать, скачивание исходных документов и редактирование на основании роли пользователя в проекте.

Функции виртуальной комнаты данных
НЕСАНКЦИОНИРОВАННОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ ДРУГОГО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Убедитесь, что участники проекта могут получить доступ только к тем документам, которые им нужны, проверяйте разрешения любого пользователя на доступ к файлам.

ДВУХУРОВНЕВАЯ АВТОРИЗАЦИЯ

Для двухуровневой аутентификации нужен пароль и одноразовый код, отправленный на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении.

УПРАВЛЕНИЕ МОБИЛЬНЫМИ УСТРОЙСТВАМИ

Применяйте средства безопасности и контролируйте доступность к защищенным документам на мобильных устройствах пользователей.

Управление пользователями

Функции виртуальной комнаты данных
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ И МАССОВОЕ ПРИГЛАШЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или создавайте массовую рассылку приглашений для сотен людей в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при регистрации и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ДЕТАЛИЗИРОВАННЫЕ РАЗРЕШЕНИЯ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА ПРОСМОТР ФАЙЛОВ В EXCEL

Выберите одно из специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей. Параметр «Анализ данных Excel» позволяет редактировать доступные файлы Excel. Изменения не применяются к исходным файлам и видны только санкционированным пользователям.

ПРОСТОЕ СОЗДАНИЕ ГРУПП

Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с различным уровнем доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить процесс создания групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором привилегий: «полные администраторы», «ограниченные администраторы», «пользователи-участники» и «индивидуальные пользователи».

УВЕДОМЛЕНИЯ

Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.

Отчеты

ПОЛНАЯ АУДИТОРСКАЯ ПРОСЛЕЖИВАЕМОСТЬ

Контролируйте соблюдение внутренних правил с помощью контрольного журнала, где записывается каждое действие, совершаемое в комнате данных. Формируйте отчеты в форматах PDF, Excel или в версии для печати, чтобы использовать их на совещаниях и презентациях.

ОТСЛЕЖИВАНИЕ АКТИВНОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Изучайте каждое действие пользователя, в том числе параметры выполняемого им поиска. Отслеживайте процедуры просмотра, печати и скачивания документов. Контролируется каждая деталь — вы даже можете посмотреть, сколько времени пользователь просматривал каждую страницу документа с точностью до секунды.

ОТЧЕТЫ С ЦВЕТОВОЙ КОДИРОВКОЙ

Чтобы точно понять, что происходит в вашей комнате данных, достаточно одного взгляда. На разноцветных отчетах (тепловых картах) отображается, какие группы проявляли наибольшую активность и какие разделы комнаты данных были им наиболее интересны. Это дает вам преимущество в процессе принятия решений.

ОБЗОРНЫЕ ОТЧЕТЫ ПО ГРУППАМ

Получите краткую характеристику активности группы в комнате данных — проверьте количество приглашенных пользователей, сколько из них вошли в систему, количество документов, доступ к которым разрешен, количество использованных документов и опубликованных вопросов.

Функции виртуальной комнаты данных

Вопросы и ответы

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ (ЧАВО)

Составьте список наиболее часто встречающихся вопросов и ответов, чтобы пользователи могли с ними ознакомиться. Для обеспечения доступа к самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Он может представлять собой источник важных данных о сделке с возможностью осуществления поиска.

ЖИВАЯ ДИСКУССИЯ

«Живая дискуссия» — это защищенный живой форум, разрешение на доступ к которому настраивается для каждого конкретного человека. Все, у кого есть такое разрешение, могут просматривать информацию по различным темам и публиковать свои ответы. Пользователи могут начать собственное обсуждение в рамках своей группы или задать вопросы администратору.

НАЗНАЧАЙТЕ ЭКСПЕРТОВ

Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить аудиторскую проверку и обеспечить безопасность при обмене информацией в рамках платформы VDR.

ДЕТАЛИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОСТУПА К ТЕМАМ

Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определив права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к вопросам и ответам. Каждая группа участников может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.

СТАТУС ВОПРОСА

Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать состояние вопроса и эффективнее использовать время администратора и эксперта.

Функции виртуальной комнаты данных
ПОЛНЫЕ ОТЧЕТЫ О ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ

В юридических целях сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы из данного раздела в формате электронной таблицы.

ЦЕННОЕ УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

В конце проекта содержимое «Живой дискуссии» и раздела «ЧаВо» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению. Вопросы, заданные в разделе «ЧаВо» во время реализации сложных сделок, записываются.

ИНТУИТИВНО ПОНЯТНЫЙ ИНТЕРФЕЙС

Интерфейс почти такой же, как у популярных программ для электронной почты, поэтому изучить его достаточно легко. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки к содержимому комнаты данных.

Скорость и доступность

Функции виртуальной комнаты данных
ВЫСОКАЯ СКОРОСТЬ

Благодаря большому количеству центров обработки данных, расположенных в самых разных уголках планеты, скорость передачи информации увеличилась до максимального значения в рамках отрасли — 200 Мбит/с. Из-за близости центров обработки данных скорость загрузки и скачивания файлов может увеличиться в 10 раз.

МАКСИМАЛЬНАЯ В ОТРАСЛИ БЕЗОТКАЗНОСТЬ РАБОТЫ — 99,95 % ВРЕМЕНИ

Благодаря наличию дополнительных элементов в инфраструктуре была создана очень устойчивая и безопасная среда, что позволяет гарантировать безотказность работы 99,95 % времени!

НИКАКОГО ПЕРЕРЫВА НА ТЕХОБСЛУЖИВАНИЕ

Тысячи предприятий во всем мире хранят важные коммерческие документы в виртуальных комнатах данных iDeals. Поэтому мы разработали наши комнаты данных таким образом, чтобы устранить перерывы на их техническое обслуживание.

Гибкие настройки
Функции виртуальной комнаты данных
НАСТРАИВАЙТЕ ВНЕШНИЙ ВИД И АТМОСФЕРУ

Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать хорошо знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и создайте пригласительное электронное письмо.

НАСТРАИВАЙТЕ ВОДЯНЫЕ ЗНАКИ

Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами выбираете рисунок и цвет водяных знаков.

ВЫБИРАЙТЕ ПАРАМЕТРЫ ЯЗЫКА

Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.

УКАЗЫВАЙТЕ УСЛОВИЯ ПОЛУЧЕНИЯ ДОСТУПА

Сформируйте собственные условия использования, создайте свое соглашение о неразглашении и договор о соблюдении конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.

НАСТРАИВАЙТЕ ПАРАМЕТРЫ КОЛОНТИТУЛОВ

На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.

Обеспечение безопасности

Функции виртуальной комнаты данных Функции виртуальной комнаты данных
СЕРТИФИКАТ ISO27001

ISO 27001:2013 — международный стандарт безопасности, разработанный Международной организацией по стандартизации (ISO). Он используется для контроля защиты конфиденциальных данных. Процесс сертификации включал проверку нашей политики безопасности, кадровой безопасности, физической и экологической безопасности, безопасности систем и сети, обеспечения непрерывной деятельности.

СОБЛЮДЕНИЕ СТАНДАРТОВ: SOC2

В отчете SOC2 говорится о наличии требуемых контрольных систем для защиты данных и информации. Сертификат SOC2 подтверждает, что в компании iDeals разработаны внутренние процедуры, позволяющие оптимальным образом контролировать уровни безопасности, доступности и конфиденциальности.

БЕЗОПАСНОСТЬ ЦЕНТРОВ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

В компании iDeals существует большое количество центров обработки данных. В них применяются системы физической безопасности, надзора по многочисленным каналам и биометрические системы авторизации при входе.

Передовой опыт в области исследований и разработок

Благодаря собственному отделу исследований и разработок наши технологии находятся на шаг впереди новейших эталонов в отрасли. Наши усилия по внедрению инноваций не имеют аналогов в области финансовых коммуникаций. Методы и процедуры разработки ПО регулярно обновляются в соответствии с новейшим мировым опытом. В частности, мы учитываем методику разработки безопасных программ компании Microsoft (Microsoft Secure Development Lifecycle) и новости сообщества OWASP. Чтобы поддерживать высокий уровень надежности, мы регулярно приглашаем независимых специалистов для проверки системы защиты приложений.

Начните бесплатный пробный период
30-дневное неограниченное использование и демо с экспертом