Сделки по слиянию и поглощению
Виртуальная комната данных iDeals — эталон в области управления документами во время заключения сделок по слиянию и поглощению.
Зачем организаторам сделок по слиянию и поглощению нужны виртуальные комнаты данных?
Организаторы сделок признают, что для успешного заключения соглашений нужна эффективная стратегия, комплексный аудит и хорошо проработанные планы интеграции. В ходе подготовки к реализации сделок по слиянию и поглощению участникам со стороны покупателя и продавца нужен удобный доступ к конфиденциальным документам, чтобы завершить аудиторскую проверку и заключить соглашение в установленный срок. Ниже приводится описание того, как использование виртуальной комнаты данных может помочь на каждом этапе заключения сделки по слиянию и поглощению.
Подготовительный этап
Перед планированием сделки по слиянию и поглощению продавец готовит виртуальную комнату данных и загружает туда документацию до начала продажи, чтобы она была доступна по первому требованию потенциальным инвесторам, которые стремятся упростить процедуру аудита.
Этап аудита
Пользователи комнаты данных получают доступ к сведениям за прошлые годы, документации, касающейся соблюдения норм законодательства, и другим важным документам. На данном этапе потенциальные покупатели могут задавать вопросы по поводу документов и запрашивать дополнительную информацию. По завершении аудита происходит заключение сделки, а содержимое виртуальной комнаты данных помещается в архив.
Этап интеграции после слияния
Виртуальная комната данных помогает компаниям, образовавшимся в результате слияния, объединить свои финансовые, юридические подразделения, отделы ИТ и т. д. По мере развития новой компании виртуальная комната данных служит корпоративным хранилищем документов и помогает наладить взаимодействие между руководителями.
УМЕНЬШЕНИЕ РАСХОДОВ И СРОКА ЗАКЛЮЧЕНИЯ СДЕЛКИ
Сегодня виртуальные комнаты данных (VDR) используются в качестве стандартного решения, когда необходимо обеспечить безопасный обмен документами. По сравнению с традиционной комнатой данных, виртуальные комнаты позволяют упростить доступ к документам, сократить время пребывания в пути и почтовые расходы, а также затраты на управление правами доступа. Что гораздо важнее, виртуальные комнаты данных позволяют одновременно заключать несколько сделок за более короткий промежуток времени.
ЗАЩИЩЕННАЯ И КОНТРОЛИРУЕМАЯ СРЕДА ДЛЯ ЗАКЛЮЧЕНИЯ СДЕЛОК
Некоторые провайдеры ошибочно называют свои программы для обмена файлами виртуальными комнатами данных. Действительно, на первый взгляд эти продукты кажутся довольно похожими. Однако существует несколько весомых отличий: уровень защиты и возможность контролировать виртуальное пространство.
- В отличие от протокола FTP и приложений для синхронизации и обмена файлами, более жесткие стандарты безопасности, применяемые в виртуальных комнатах данных, позволяют передавать информацию различным участникам процесса в безопасном режиме.
- В виртуальных комнатах данных также предусмотрена возможность ограничения доступа к таким функциям, как печать, скачивание и даже просмотр конкретных документов перед проведением второго этапа аудита.
ПРОСТОТА НАСТРОЙКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Обычно аудиторской проверке предшествует тщательная подготовительная работа. Однако в современном мире возможность заключения сделки часто появляется неожиданно. Неудивительно, что в таких быстро меняющихся условиях работы большинство организаторов сделок доверяют виртуальным комнатам. Как правило, к виртуальным комнатам данных можно получить доступ за 30 минут, предусмотрена возможность работы на нескольких языках, пользовательский интерфейс для мобильных устройств и много других удобных функций.
СОБЛЮДЕНИЕ НОРМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Использование виртуальных комнат данных упрощает соблюдение некоторых законов (например, Закона Сарбейнза-Оксли). Основная проблема, как правило, заключается в обязательном предоставлении предусмотренных законом документов, а провайдер VDR зачастую располагает шаблонами предметных указателей, которые помогают продавцу на этапе подготовки документации для сделки по слиянию и поглощению. После подготовки и загрузки требуемых документов в виртуальную комнату данных доступ к ним получат все потенциальные покупатели. При этом система будет отслеживать каждое действие с документом. После завершения сделки обе стороны (как продавец, так и покупатель) могут получить DVD-диск или флеш-накопитель с архивом документов и отчетами по контрольному анализу их действий, которые можно использовать в качестве доказательства в случае проведения судебных разбирательств.
Загружайте документы для проведения аудита
- Благодаря контекстному меню и уже знакомой функции перетаскивания можно быстро добавить, удалить и переместить папки и файлы в предметный указатель аудиторской проверки.
- Простая и быстрая загрузка путем перетаскивания в виртуальную комнату данных нескольких файлов и целых папок.
- Ускоренный процесс загрузки благодаря использованию приложения iDeals Sync — файлы на локальном и сетевом дисках напрямую синхронизируются с облачным хранилищем данных.
- Во время загрузки файлы Microsoft Word, Excel и PowerPoint автоматически преобразовываются в проверенный формат PDF. Это помогает устранить проблемы, связанные с подготовкой документов.
ОРГАНИЗОВЫВАЙТЕ КОМНАТУ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ПРЕДМЕТНОГО УКАЗАТЕЛЯ
После завершения загрузки всей требуемой информации нужно правильно организовать и назвать документы. необходимые для заключения сделки, чтобы покупатели могли легко их найти.
- Структуру папок и файлов можно без особых усилий сформировать до того, как они станут доступными для заинтересованных покупателей.
- Функция автоматического индексирования устраняет необходимость вручную реорганизовывать и переименовывать файлы и папки. После того как файлы будут реорганизованы, предметный указатель документов автоматически обновится.
- Еще одна функция, позволяющая сэкономить время, заключается в простом переименовывании файлов или папок — для этого нужно лишь нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «переименовать».
- Добавляйте к папкам и файлам примечания с дополнительными инструкциями для потенциальных покупателей (участников торгов).
- Быстро сообщайте всем пользователям об изменениях, щелкнув правой кнопкой мыши по файлам или папкам, которые были модифицированы.
УПРАВЛЯЙТЕ ПРАВАМИ ДОСТУПА УЧАСТНИКОВ ТОРГОВ
В ходе заключения сделки в комнату данных постоянно добавляются новые пользователи, при этом их права доступа могут непрерывно меняться. Приглашайте участников и в одно мгновение определяйте их права доступа, чтобы они могли как можно скорее начать и завершить свою аудиторскую проверку.
- Пригласите в виртуальную комнату данных целые команды участников торгов за считанные минуты — для этого напрямую импортируйте в нее перечни пользователей из файлов Excel или в формате «.csv».
- Просто и быстро добавляйте и удаляйте участников, а также устанавливайте права доступа к документам с помощью простых инструментов.
- Ускоряйте процесс настройки полномочий участников — разделите пользователей на группы и устанавливайте групповые разрешения на основе видов папок или файлов.
- Предотвращайте возможную утечку информации и присваивайте соответствующие права доступа конкретным людям. Виртуальная комната данных iDeals предоставляет администраторам возможность определять, кто может просматривать, скачивать и печатать документы.
Быстро принимайте взвешенные решения
Если при заключении сделки аудит был проведен недостаточно хорошо или с опозданием, это может стать причиной возникновения определенных факторов риска. Учитывая стремительный темп заключения современных соглашений по слиянию и поглощению, с помощью виртуальной комнаты данных iDeals организаторы сделок и руководители компаний могут использовать новейшие технологии прогнозирования различных сценариев. Платформа iDeals предоставляет им следующие возможности:
- значительное сокращение срока заключения сделки — возможность быстро и просто получить доступ к документам на любом устройстве имеет чрезвычайное значение для идеальной организации сделки;
- устранение проблемы с распространением файлов — возможность анализировать отчеты, чтобы проверить, у кого есть доступ к информации и кто активнее всех использовал комнату данных;
- уменьшение рыночных и операционных рисков — полная аудиторская прослеживаемость комнаты данных может стать очень полезной в случае проведения судебного разбирательства;
- быстрое и эффективное предоставление ответов на вопросы участников торгов в модернизированном разделе «Вопросы и ответы», отслеживание статуса вопроса и добавление вложений из комнаты данных в свои сообщения;
- контроль хода заключения сделки в режиме реального времени — информационные панели и отчеты делают рабочий процесс прозрачным и позволяют получать актуальные данные о ходе выполнения работы.
