Онлайн-аудит

Виртуальная комната данных позволяет ускорить процесс проведения аудиторской проверки и быстрее заключить сделку

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Что следует учесть при выборе виртуальной комнаты данных для проведения собственной аудиторской проверки?

Выбор комнаты данных для проведения аудиторской проверки — важный шаг, который зачастую является довольно затруднительным. Несмотря на большое количество возможных вариантов, очень сложно найти программу, которая оптимально соответствует требованиям проекта.

Чтобы помочь вам в данном вопросе, мы составили руководство и ответили на часто задаваемые вопросы.

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Есть ли у провайдера комнаты данных опыт работы в вашей отрасли?

Именно отрасль работы определяет возможные варианты использования, функции, рабочие процессы и нормы соблюдения законодательства. Все это необходимо учитывать при проведении аудита. Так что подготовьте соответствующие вопросы, которые следует обсудить с потенциальным провайдером.

Финансовые услуги

Всем организациям (банкам, брокерским фирмам или страховым компаниям) приходится проходить аудиторскую проверку в случае слияния и поглощения, привлечения инвестиций, реструктуризации или банкротства. Финансовый сектор строго регулируется, и ваша компания обязана соблюдать требования специальных нормативных актов. В частности, вам может потребоваться комната данных, чтобы предоставить отчеты в контролирующие органы (например, Орган регулирования финансового сектора (FINRA), если ваша компания ведет свою деятельность в США). Важно убедиться, что выбранная платформа соответствует стандартам, применяемым в данной отрасли.

Биотехнологии

В отрасли биотехнологий виртуальная комната данных часто используется для аудиторской проверки проектов в области исследований и разработок (например, при проведении клинических испытаний и лицензировании препаратов). Самая важная задача заключается в сохранении контроля над интеллектуальной собственностью и персональными данными пациентов. Она выполняется за счет защиты информации, собранной во время аудита. Из-за этого в списке потенциальных провайдеров комнат данных остаются только те, кто соблюдает национальные нормативные акты (например закон HIPAA).

Энергетика

Нефтегазовая отрасль все больше консолидируется, что приводит к ужесточению требований к аудиту. Типичные проекты нефтегазовой отрасли — это огромное количество сейсмических данных и журналов, которые при проведении аудита направляются в соответствующие организации. Поэтому важно убедиться в том, что выбранная платформа поддерживает используемый формат файлов. Еще одна быстроразвивающаяся отрасль с огромными возможностями для инвесторов — сектор возобновляемых источников энергии. Независимо от того, с какой целью вы используете комнату данных (привлечение капитала, лицензирование или заключение сделки по слиянию), ее настройка должна быть простой и быстрой, чтобы ваш проект развивался самым быстрыми темпами.

Юриспруденция

Юридические консультанты часто работают со сделками по слиянию и поглощению, когда предоставляют свои услуги участникам проекта со стороны покупателя или продавца. Некоторые юридические фирмы занимаются многочисленными проектами, работая с сотнями клиентов одновременно. Поэтому для них очень важно, чтобы их документы были хорошо организованы и защищены. Благодаря использованию надежного модуля «Вопросы и ответы» вы экономите время, общаясь со всеми в одном месте в пределах своей виртуальной комнаты данных. Еще одно преимущество по сравнению с другими облачными решениями — это возможность оформить свою комнату данных в корпоративном стиле. Так она будет выглядеть более профессионально.

Информационные технологии

За последнее десятилетие отрасль информационных технологий достигла невероятного прогресса, что привело к увеличению количества первичных публичных предложений и сделок по слиянию и поглощению с использованием капитала, характеризующегося высокой степенью риска. Каждый день миллионы начинающих компаний в сфере ИТ занимаются привлечением капитала. Ни одна из них не хотела бы упустить шанс получить финансирование из-за того, что платформа оказалась слишком сложной в использовании. При такой конкуренции, чтобы процесс аудита проходил гладко, нужна простая в использовании комната данных без применения плагинов.

Инфраструктура

В этой сфере виртуальная комната данных часто используется для работы с финансовыми документами по проекту. Большинство строительных проектов являются долгосрочными, поэтому они требуют постоянного взаимодействия с инвесторами, банками и другими кредитными учреждениями. В такой ситуации на первый план выходит безопасность процесса передачи финансовой и технической информации. Коме того, нужно учитывать, что не все провайдеры комнат данных обеспечивают возможность работы с другими форматами файлов, кроме Microsoft Office.

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Может ли провайдер комнаты данных предоставить контрольный список для аудиторской проверки?

Тип аудита зависит от его назначения, а также от того, какой аспект активов компании необходимо проверить. В каждой отрасли существуют свои стандарты, согласно которым документы необходимо организовывать строго определенным образом. Настройка предметного указателя комнаты данных помогает организовать содержимое вашей комнаты данных.

Вам может понадобиться контрольный список для проведения перечисленных ниже видов аудиторской проверки

Аудит финансовой (бухгалтерской) отчетности

Главная цель этого вида аудита — изучить финансовые результаты деятельности компании. Обычно это подразумевает проверку баланса и сопроводительной финансовой документации.

Юридический аудит

Цель юридического аудита — убедиться, что в данный момент компания не находится на каком-либо этапе судебного процесса и не несет рискованную юридическую ответственность.

Аудит информационных технологий

Аудит информационных технологий позволяет определить, являются ли расходы в сфере ИТ достаточными для компании данного размера, а также позволяют ли они достичь планируемых показателей роста.

Аудит коммерческой деятельности

Аудит коммерческой деятельности помогает определить положение компании в отрасли и ее потенциальные возможности, основываясь на общей привлекательности данного экономического сектора и долгосрочных коммерческих перспективах.

Налоговый аудит

Финансовые отчеты, налоговые декларации и результаты аудиторских проверок — типичные примеры документов, которые обычно запрашиваются во время проведения налогового аудита для определения текущих и потенциальных налоговых обязательств компании.

Производственный аудит

В ходе проведения производственного аудита анализируется технологический процесс, система снабжения и сбыта. Его целью является обнаружение любых возможных рисков для капиталовложений.

У вас все еще остались вопросы по поводу онлайн-аудита?

Не беспокойтесь, мы знаем, что разобраться в сути вопроса довольно сложно. Мы создали этот раздел «ЧаВо», чтобы вы смогли привести свои мысли в порядок.

Во время использования виртуальной комнаты данных вы можете пригласить пользователей, просто вписав в соответствующее поле адреса их электронной почты и отправив им приглашения. Благодаря наличию виртуальной комнаты данных iDeals вы можете не сомневаться в том, что ваши приглашения будут доставлены: наше приложение проверяет, получил пользователь приглашение или нет, и отправляет вам уведомление, если оно было доставлено. Кроме того, когда вы вносите адрес электронной почты, приложение указывает вам на потенциальные орфографические ошибки.

Большинство современных платформ не требует дополнительного программного обеспечения, однако существуют более старые версии виртуальных комнат данных, для которых нужны плагины. Некоторые отделы ИТ в целях обеспечения безопасности запрещают сотрудникам устанавливать дополнительное программное обеспечение на корпоративные компьютеры, поэтому стоит узнать, какие правила приняты в вашей компании. В качестве альтернативы можно выбрать простое в развертывании решение без применения плагинов — виртуальную комнату данных iDeals, работу с которой можно начать без прохождения специального обучения.

Вы можете детально указать в настройках различные уровни доступа к загруженным документам для многочисленных групп пользователей. В виртуальной комнате данных iDeals также можно установить три уровня доступа к документам Excel (ограниченный просмотр без формул, безопасный просмотр с формулами или без, безопасный просмотр и работа с электронными таблицами) и восемь уровней доступа к PDF-файлам («Загрузка», «Скачивание исходного файла», «Скачивание PDF-файла», «Печать», «Скачивание зашифрованного PDF-файла», «Просмотр», «Просмотр сквозь защитную сетку»; кроме того, можно аннулировать разрешения). Основными приоритетами нашей работы являются обеспечение безопасности и защита конфиденциальности. Используя виртуальную комнату данных iDeals, вы всегда можете быть уверены в том, что ваши документы надежно защищены.

Оформление комнаты данных с использованием логотипа вашей компании и корпоративных цветов придает ей профессионализм и делает ее по-настоящему уникальной. На сегодня эта функция обязательно присутствует во всех виртуальных комнатах данных. В виртуальной комнате данных iDeals также можно использовать собственную цветовую гамму и логотип, которые будут видны как в вашей комнате данных, так и в электронных пригласительных письмах.

Большинство провайдеров комнат данных используют шифрование документов. На сегодня это норма. В виртуальной комнате данных iDeals кроме многоуровневого шифрования данных используются следующие дополнительные функции защиты: «Просмотр сквозь защитную сетку» предотвращает фотографирование документов, а в сочетании с динамическими водяными знаками обеспечивает самую надежную защиту от несанкционированного копирования. Вы в любое время можете изменить уровень доступа любого пользователя.

Когда речь идет об аудите, одним из самых важных аспектов является безопасность. Поэтому мы настоятельно рекомендуем проверить, соответствует ли провайдер комнаты данных требованиям некоторых самых распространенных стандартов безопасности. Виртуальная комната данных iDeals отвечает самым строгим стандартам в отрасли — ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor и пр.

Архив всех необходимых данных (загруженные и удаленные файлы вместе с их предыдущими вариантами, а также журналы регистрации операций) может быть предоставлен по запросу на флеш-накопителе или DVD-диске.

Большинство провайдеров заявляют, что они предоставляют круглосуточную поддержку, но важно проследить, чтобы в Соглашении об уровне обслуживания были указаны все стандарты качества работы. Отдел поддержки клиентов компании iDeals гарантирует немедленный ответ по телефону или в чате, а по электронной почте — в течение 15 минут (хотя на более чем 93 % запросов по электронной почте мы отвечаем в течение 5 минут). Наша круглосуточная служба поддержки клиентов всегда готова поговорить с клиентами на 12 языках: английский, испанский, китайский, немецкий, турецкий, японский, французский, итальянский, польский, голандский, португальский (Бразилия) и русский

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Почему стоит остановить свой выбор на виртуальной комнате данных Ideals?

Начиная с 2008 года компания iDeals Solutions является мировым провайдером служб для защищенного обмена файлами. С самого начала нашей главной задачей было предоставление не только самого безопасного, но и простого, удобного для пользователя, идеально работающего сервиса для проведения аудита. Нам доверяют инвестиционные банки и компании из таких отраслей, как корпоративное финансирование, недвижимость, энергетика, информационная безопасность и т. д.

Что говорят о нас наши клиенты

  • Виртуальная комната данных iDeals — это прекрасная, простая в использовании платформа, которая обеспечивает уникальный уровень обслуживания клиентов. Наша фирма сначала испробовала множество вариантов комнат данных и в конце концов полностью перешла на комнату данных iDeals™ из-за ее простоты и интуитивно понятной структуры. Высший уровень безопасности и поддержки клиентов по отличной цене.

    Адам Ланкастер Инвестиционная банковская группа,
    Performance Trust Capital Partners
  • Виртуальная комната данных iDeals — это сочетание удобного интерфейса и полного набора функций. Кроме того, разносторонняя система отчетов очень выручает, когда нужно получить аналитические данные о собственной комнате данных. Я бы очень не хотел переходить на другую систему.

    Джефф Шу отдел нормативно-правового обеспечения,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Одна из лучших виртуальных комнат данных, с которыми мне довелось работать. Удобный поиск, простое управление, очень гибкие настройки, весьма конкурентная цена. Отличный выбор как для новичков, так и для искушенных пользователей.

    Алексей Зыков Инвестиционная банковская группа, 
    Jefferies
  • Как администратор, работающий с другими службами, могу сказать, что интерфейс VDR очень удобен, а благодаря системе управления файлами я сэкономил массу времени. Должен особо отметить и отдел технической поддержки. Они всегда были готовы ответить на все мои вопросы. Подобный индивидуальный подход очень важен для таких корпоративных пользователей, как я, которым всегда не хватает времени и нужно принимать своевременные решения.

    Марк Ли Инвестиции в недвижимость, 
    Harvest Capital Partners
  • Работа над реализованными проектами доставила нам истинное наслаждение. Особенно понравилось ПО для виртуального операционного зала, поскольку интерфейс VDR iDeals™ довольно простой в использовании, но при этом обладает довольно полезными функциями.

    Асад Афтаб Отдел корпоративных финансов,
    KPMG
  • Мы постоянно пользуемся виртуальными комнатами данных iDeals. Удобный интерфейс, все работает идеально. Хочу порекомендовать компанию iDeals™ как надежного и ответственного партнера.

    Хокон Л. Окерлунд Отдел информационной безопасности, 
    Landsbankinn
Начните бесплатный пробный период
30-дневное неограниченное использование и демо с экспертом