Онлайн-аудит

Виртуальная комната данных iDeals позволяет ускорить due diligence и быстрее заключить сделку

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Что учесть при выборе виртуальной комнаты данных для due diligence?


Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы составили данное руководство и ответили на часто задаваемые вопросы.

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Есть ли у провайдера комнаты данных опыт работы в вашей отрасли?

Именно отрасль определяет варианты использования, функции, рабочие процессы и нормы соблюдения законодательства. Всё это необходимо учитывать при проведении due diligence. Так что подготовьте вопросы, которые следует обсудить с потенциальным провайдером.

Финансовые услуги

И банкам, и брокерским фирмам, и страховым компаниям приходится проходить due diligence в случае слияний и поглощений, привлечения инвестиций, реструктуризации или банкротства. Финансовый сектор строго регулируется, и ваша компания обязана соблюдать ряд требований. В частности, вам может потребоваться комната данных, чтобы предоставить отчеты в контролирующие органы. Важно убедиться, что выбранная платформа соответствует стандартам отрасли.

Биотехнологии

В отрасли биотехнологий виртуальная комната данных часто используется для due diligence исследовательских проектов (например, при клинических исследованиях и лицензировании препаратов). Здесь необходим контроль над интеллектуальной собственностью и персональными данными пациентов за счет защиты результатов due diligence.

Энергетика

Нефтегазовая отрасль всё больше консолидируется, что приводит к ужесточению требований к due diligence. Типичные проекты нефтегазовой отрасли — это огромное количество сейсмических данных и журналов скважин, передаваемых при проведении due diligence. Поэтому важно убедиться, что выбранная платформа поддерживает используемый формат файлов. Еще одна быстроразвивающаяся отрасль с огромными возможностями для инвесторов — возобновляемые источники энергии. С какой бы целью вы ни использовали комнату данных (привлечение капитала, лицензирование или заключение сделки по слиянию), ее настройка должна быть простой и быстрой, чтобы ваш проект развивался самыми быстрыми темпами.

Юриспруденция

Юридические консультанты часто работают со сделками по слиянию и поглощению, предоставляя свои услуги покупающей или продающей стороне. Некоторые юридические фирмы занимаются многочисленными проектами, работая с сотнями клиентов одновременно. Поэтому для них очень важно, чтобы их документы были хорошо организованы и защищены. С помощью модуля «Вопросы и ответы» вы экономите время, общаясь со всеми в одном месте в пределах своей виртуальной комнаты данных. Еще одно преимущество по сравнению с другими облачными решениями — это возможность оформить свою комнату данных в корпоративном стиле.

Информационные технологии

За последнее десятилетие информационные технологии достигли невероятного прогресса, поэтому в данной отрасли стало больше сделок по слиянию и поглощению, венчурных сделок и IPO. Каждый день миллионы ИТ-стартапов занимаются привлечением капитала. Ни один из них не хотел бы упустить шанс получить финансирование из-за того, что платформа оказалась слишком сложной в использовании. При такой конкуренции, чтобы due diligence проходил гладко, нужна простая в использовании комната данных без плагинов.

Инфраструктура

В этой сфере виртуальная комната данных часто используется для работы с финансовыми документами по проекту. Большинство строительных проектов являются долгосрочными, поэтому они требуют постоянного взаимодействия с инвесторами, банками и другими кредитными учреждениями. В такой ситуации на первый план выходит безопасность передачи финансовой и технической информации. Коме того, нужно учитывать, что не все провайдеры комнат данных обеспечивают работу с другими форматами файлов, кроме Microsoft Office.

Начните работу с виртуальной комнатой данных iDeals уже сегодня
Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Может ли провайдер комнаты данных предоставить чек-лист для due diligence?

Тип due diligence зависит от его назначения, а также от того, какой аспект активов компании необходимо проверить. В каждой отрасли есть свои стандарты организации документов. Настройка индкса комнаты данных помогает упорядочить ее содержимое.

Вам может понадобиться контрольный список для проведения следующих видов due diligence:

Аудит финансовой (бухгалтерской) отчетности

Главная цель этого вида аудита — изучить финансовые результаты компании. Обычно это подразумевает проверку баланса и сопроводительной финансовой документации.

Юридический аудит

Цель юридического аудита — убедиться, что в данный момент компания не находится на каком-либо этапе судебного процесса и не несет рискованных юридических обязательств.

Аудит информационных технологий

Аудит информационных технологий позволяет определить, соответствуют ли расходы на ИТ размеру компании, а также позволяют ли они достичь планируемых показателей роста.

Аудит коммерческой деятельности

Аудит коммерческой деятельности помогает определить положение компании в отрасли и ее потенциальные возможности, основываясь на общей привлекательности данного экономического сектора и долгосрочных коммерческих перспективах.

Налоговый аудит

Финансовые отчеты, налоговые декларации и результаты аудиторских проверок — типичные примеры документов, которые обычно запрашиваются во время налогового аудита для определения текущих и потенциальных налоговых обязательств компании.

Операционный аудит

В ходе операционного аудита анализируются производственные процессы, системы снабжения и сбыта. Его целью является обнаружение всех возможных рисков для капиталовложений.

У вас еще остались вопросы по онлайн-аудиту?

Не беспокойтесь, мы знаем, что разобраться в сути вопроса бывает довольно сложно. Мы создали этот раздел «ЧаВо», чтобы вы смогли привести свои мысли в порядок.

Во время использования виртуальной комнаты данных вы можете пригласить пользователей, просто введя адреса их электронной почты и отправив им приглашения. Благодаря виртуальной комнате данных iDeals вы можете не сомневаться в том, что ваши приглашения будут доставлены: наше приложение проверяет, получил ли пользователь приглашение, и отправляет вам уведомление, если оно не было доставлено. Кроме того, когда вы вводите адрес электронной почты, приложение указывает возможные орфографические ошибки.

Большинство современных платформ не требует дополнительных программ, однако есть старые версии виртуальных комнат данных, для которых нужны плагины. Некоторые отделы ИТ в целях безопасности запрещают сотрудникам устанавливать дополнительное ПО на корпоративные компьютеры, поэтому стоит узнать, какие правила приняты в вашей компании. В качестве альтернативы можно выбрать простое в развертывании решение без применения плагинов — виртуальную комнату данных iDeals, работу с которой можно начать без специального обучения.

Вы можете детально указать в настройках различные уровни доступа к загруженным документам для многочисленных групп пользователей. В виртуальной комнате данных iDeals также можно установить три уровня доступа к документам Excel (ограниченный просмотр без формул, безопасный просмотр с формулами или без, безопасный просмотр и работа с электронными таблицами) и восемь уровней доступа к PDF-файлам («Загрузка», «Скачивание исходного файла», «Скачивание PDF-файла», «Печать», «Скачивание зашифрованного PDF-файла», «Просмотр», «Просмотр сквозь защитную сетку»; кроме того, можно аннулировать разрешения). Основными приоритетами нашей работы являются обеспечение безопасности и защита конфиденциальности. Используя виртуальную комнату данных iDeals, вы всегда можете быть уверены в том, что ваши документы надежно защищены.

С помощью полных аудиторских журналов, реализованных в виртуальной комнате данных iDeals, вы всегда можете проверить количество просмотров документов. Каждый документ заполняется на «тепловой карте» определенным цветом, процент которого показывает количество страниц, просмотренных определенным пользователем. Это поможет понять, на какой стадии находится процесс аудита, а также отследить область интересов ваших партнеров.

В зависимости от отрасли в комнату данных может потребоваться загрузить документы определенных форматов, а также соблюдать определенные правила. Важнее всего при due diligence быстрый и защищенный обмен конфиденциальной информацией, поэтому технология играет здесь решающую роль. Таким образом, наличие списка требований и шаблонов индексов может помочь сэкономить много времени и упорядочить рабочее пространство комнаты данных. Компания iDeals Solutions помогла провести тысячи проектов due diligence и предоставляет индексы для различных отраслей.

Оформление комнаты данных с использованием логотипа вашей компании и корпоративных цветов придает ей профессиональный вид и делает ее по-настоящему уникальной. Сегодня эта функция обязательна для всех виртуальных комнат данных. В ВКД iDeals тоже можно использовать собственную цветовую гамму и логотип, которые будут видны как в самой комнате данных, так и в пригласительных письмах.

Большинство поставщиков утверждают, что они предоставляют круглосуточную поддержку без выходных, но важно убедиться, что все стандарты определены в Соглашении об уровне обслуживания (SLA). Команда техподдержки iDeals гарантирует немедленный ответ по телефону или в чате, а по электронной почте в течение 15 минут; однако более чем на 93% запросов по электронной почте мы отвечаем в течение 5 минут. Наша служба поддержки работает круглосуточно и без выходных. Мы всегда рады поговорить с нашими клиентами на русском, английском, немецком, испанском, португальском, французском, турецком, китайском и японском языках.

Большинство провайдеров комнат данных используют шифрование документов. На сегодня это норма. В виртуальной комнате данных iDeals кроме многоуровневого шифрования данных используются следующие дополнительные функции защиты: «Просмотр сквозь защитную сетку» предотвращает фотографирование документов, а в сочетании с динамическими водяными знаками обеспечивает самую надежную защиту от несанкционированного копирования. Вы в любое время можете изменить уровень доступа любого пользователя.

Когда речь идет о due diligence, одним из самых важных аспектов является безопасность. Поэтому мы настоятельно рекомендуем проверить, соответствует ли провайдер комнаты данных требованиям самых распространенных стандартов безопасности. Виртуальная комната данных iDeals отвечает самым строгим стандартам в отрасли — ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor и др.

Архив всех необходимых данных (загруженные и удаленные файлы вместе с их предыдущими версиями, а также журналы действий) может быть предоставлен по запросу на флеш-накопителе или DVD.

Онлайн-аудит Онлайн-аудит

Почему стоит остановить свой выбор на виртуальной комнате данных iDeals?

Начиная с 2008 года компания iDeals Solutions является глобальным провайдером сервисов защищенного обмена файлами. С самого начала нашей главной задачей было предоставление не только самого защищенного, но и простого, удобного и безотказного сервиса для проведения due diligence. Нам доверяют инвестиционные банки и компании из таких отраслей, как корпоративное финансирование, право, недвижимость, энергетика, информационная безопасность и т. д.

Что говорят о нас наши клиенты

  • Виртуальная комната данных iDeals — это сочетание удобного интерфейса и полного набора функций. Кроме того, разносторонняя система отчетов очень выручает, когда нужно получить аналитику о своей комнате данных. Я бы очень не хотел переходить на другую систему.

    Адам Ланкастер Инвестиционная банковская группа,
    Performance Trust Capital Partners
  • Виртуальная комната данных iDeals — это сочетание удобного интерфейса и полного набора функций. Кроме того, разносторонняя система отчетов очень выручает, когда нужно получить аналитику о своей комнате данных. Я бы очень не хотел переходить на другую систему.

    Джефф Шу отдел нормативно-правового обеспечения,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Одна из лучших виртуальных комнат данных, которые мне встречались. Удобный поиск, простое управление, очень гибкие настройки, весьма конкурентная цена. Отличный выбор как для новичков, так и для искушенных пользователей.

    Алексей Зыков Инвестиционная банковская группа, 
    Jefferies
  • Как администратор, работавший с другими сервисами, могу сказать, что интерфейс ВКД здесь очень удобен, а благодаря их системе управления файлами я сэкономил массу времени. Должен особо отметить и отдел технической поддержки, где всегда были готовы мне ответить. Такой индивидуальный подход очень важен для корпоративных пользователей вроде меня, которым всегда не хватает времени и нужно быстро принимать решения.

    Марк Ли Инвестиции в недвижимость, 
    Harvest Capital Partners
  • Мы реализовали отличные проекты, особенно благодаря ПО для виртуального операционного зала, поскольку интерфейс ВКД iDeals™ довольно прост в использовании, но в нем есть очень полезные функции.

    Асад Афтаб Отдел корпоративных финансов,
    KPMG
  • Мы постоянно пользуемся виртуальными комнатами данных iDeals. Удобный интерфейс, всё работает хорошо. Охотно рекомендую компанию iDeals™ как надежного и ответственного партнера.

    Хокон Л. Окерлунд Отдел информационной безопасности, 
    Landsbankinn