Как работает виртуальная комната данных iDeals

Девяносто пять процентов крупнейших в мире банков воспользовались услугами компании iDeals, чтобы обеспечить безопасный обмен документами и наладить плодотворное сотрудничество с предприятиями.

Вы совершаете сделку по слиянию и поглощению или руководите аудиторской проверкой — вам нужна виртуальная комната данных, в которую можно загрузить конфиденциальные документы, а затем обмениваться информацией и работать с ней. Чтобы этот процесс гладко протекал с начала до самого конца, компания iDeals создала очень надежную технологию комнаты данных.

Настраивайте

Добавьте свою фирменную символику, чтобы ваша виртуальная комната данных выглядела профессионально.

  • Загрузите свой логотип и выберите цветовую гамму, которая соответствует корпоративному стилю.
  • Создайте свое пригласительное письмо, чтобы ознакомить авторизованных пользователей с кратким описанием вашего проекта.
  • Настройте водяные знаки на документе в соответствии с вашими требованиями к обеспечению безопасности.
  • Добавьте собственные условия использования и другие правила, которые пользователи должны будут принять перед входом в вашу комнату данных.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Загружайте

Создавайте структуру папок и загружайте свои данные в любом формате. Функции интеллектуальной загрузки и обработки данных автоматически преобразуют ваши файлы в безопасный формат.

  • Чтобы загрузить несколько документов сразу, воспользуйтесь удобной функцией «Перетащить». Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов.
  • После окончания загрузки все документы, которые представлены в более чем 25 распространенных форматах, будут преобразованы в безопасный формат Adobe PDF, и пользователи получат к ним доступ для просмотра в безопасном режиме.
  • Загружайте и скачивайте множество файлов и папок, а также синхронизируйте локальные папки с каталогами комнаты данных с помощью приложения iDeals VDR Desktop.
  • Структурируйте информацию и мгновенно отслеживайте обновления, активировав функцию автоматического индексирования.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Приглашайте

Настройте разрешения и предоставляйте доступ пользователям, которые будут работать с проектом в защищенной виртуальной комнате данных и обсуждать его с другими участниками.

  • Укажите пользователей-участников, которым предоставлены расширенные полномочия — они получат доступ к документам, групповым записям, функции обмена сообщениями между пользователями в разделе «Вопросы и ответы» и отчетам активности других пользователей.
  • Укажите индивидуальных пользователей с меньшим количеством разрешений — эти пользователи смогут получать доступ к документам, личным записям и отчетам активности, а также общаться с координаторами раздела «Вопросы и ответы».
  • Присваивайте один из восьми уровней разрешений каждому пользователю или группе пользователей.
  • Приглашайте пользователей по одному или воспользуйтесь функцией массовой загрузки, чтобы пригласить сотни людей за пару секунд.
  • Мгновенно получайте информацию о том, кто зарегистрировался в комнате данных, и насколько активно пользователи участвуют в проекте.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Работайте вместе

Чтобы повысить эффективность совместной работы и успешно реализовать проект, используйте возможности раздела «Вопросы и ответы». Он представляет собой защищенную электронную почту внутри виртуальной комнаты данных. С помощью данного раздела можно общаться с пользователями и отвечать на различные вопросы.

  • Работайте и общайтесь в одной безопасной среде, не полагаясь на электронную почту.
  • Устанавливайте уровень приоритета в зависимости от срочности: «Высокий», «Средний» или «Низкий».
  • Присваивайте вопросам в разделе «Вопросы и ответы» один из следующих статусов: «В ожидании ответа», «В работе», «Передан эксперту», «Ответ был предоставлен мной» или «Закрыт».
  • Пользуйтесь функцией «Вложения раздела», чтобы безопасно обмениваться файлами в виртуальной комнате данных. Больше не нужно полагаться на протокол FTP или службы обмена файлами.
  • Экономьте время, с помощью раздела «ЧаВо», где можно выложить ответы на самые распространенные вопросы.
  • Следите за вопросами и ответами, получая мгновенные уведомления о поступлении новых вопросов.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Контролируйте

Убедитесь, что ваши конфиденциальные данные находятся в надежных руках. Мы будем управлять всем «из-за кулис», а вы сосредоточитесь на сделке.

  • Ограничьте возможность печати и скачивания любой папки или документа.
  • Защитите ваши документы, выведенные на экран — активируйте функцию «Просмотр сквозь защитную сетку».
  • Аннулируйте доступ к информации даже после того, как документ был скачан.
  • Запрещайте доступ к определенным разделам комнаты данных для отдельных пользователей и целых групп.
  • Информируйте пользователей службы VDR с помощью уведомлений о новых документах, появившихся вопросах или ответах, а также модифицируйте или отключайте эти сообщения.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Отслеживайте

Принимайте более взвешенные решения гораздо быстрее, используя информацию, полученную в режиме реального времени. Получайте ответы на любые потенциальные вопросы об активности пользователей. Используйте информацию из отчетов на различных стадиях вашего проекта.

  • Как только откроется ваша электронная комната данных, вы увидите, какие пользователи уже вошли в нее и насколько активно они просматривают документы. Это может служить показателем интереса участников торгов.
  • Продуманные во всех отношениях разноцветные отчеты показывают, насколько часто пользователи открывают различные папки в комнате данных.
  • В отчетах по разделу «Вопросы и ответы» отображается количество вопросов, оставшихся без ответа, и сколько времени в среднем пользователи ждут запрашиваемой информации.
  • При подготовке к ведению переговоров по контракту проверьте, какие документы были просмотрены. Благодаря этому при заключении договора можно избежать возникновения неожиданных проблем.
  • Создавайте и скачивайте подробные отчеты об активности пользователей, а также следите за всеми их действиями вплоть до точного времени просмотра определенного документа.
  • Вы можете полностью скачать всю тему из раздела «Вопросы и ответы», после чего хранить в целях обеспечения контроля за соблюдением норм законодательства и для проведения дальнейшего обучения
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals

Безопасность по умолчанию

В компании iDeals защита данных наших клиентов имеет первостепенное значение. Поэтому мы используем лучшие в отрасли инструменты, чтобы обеспечить безопасность ваших данных сегодня и в будущем.

  • В компании iDeals существует большое количество центров обработки данных. В них используются системы физической безопасности, строгие правила доступа, биометрические системы авторизации при входе, круглосуточная вооруженная охрана и системы наблюдения.
  • Центры обработки данных соответствуют требованиям SOC2 и получили сертификат ISO 27001:2013.
  • Обеспечивается уровень отказоустойчивости Tier 3 (2N). Резервирование всех элементов основных систем гарантирует безотказную работу 99,95% времени.
  • Бесперебойные системы резервного питания и процедуры предотвращения пожара или наводнения обеспечивают защиту данных в случае стихийных бедствий.
  • Резервное копирование файлов в режиме реального времени с помощью зашифрованных VPN-туннелей позволяет поддерживать целостность данных.
  • Система защиты от вирусов состоит из антивирусных программ пяти ведущих производителей, что гарантирует отсутствие вирусов в файлах, загружаемых на платформу комнаты данных.
Как работает виртуальная комната данных iDeals Как работает виртуальная комната данных iDeals
Начните бесплатный пробный период
30-дневное неограниченное использование и демо с экспертом