Информационное взаимодействие между членами правления

Более 80% крупнейших в мире организаций из рейтинга Fortune 500 доверяют компании iDeals выполнять защищенное размещение и распространение корпоративных документов

Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Трудности советов директоров современных корпораций

Информационное взаимодействие между членами советов директоров — это управление огромным количеством конфиденциальной информации; этот процесс может осложняться тем, что члены правления находятся в разных уголках мира. Вот с какими трудностями они обычно сталкиваются:

  • компании должны быстро и безопасно обмениваться документами по ключевым направлениям деятельности;
  • нормы законодательства всё больше усложняются;
  • программы для электронной почты и обмена файлами не соответствуют требованиям к защите корпоративных данных;
  • риск нарушений защиты данных представляет серьезную проблему для соответствия требованиям законодательства;
  • систематизация, распечатка, отправка пакетов документов для заседаний, состоящих из сотен листов бумаги, требует много времени и затрат.
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Портал для организации и проведения заседаний советов директоров

Виртуальная комната заседаний iDeals на основе ВКД iDeals — это защищенная, простая в использовании облачная платформа для связи между участниками совещания. Переход от бумажной документации к онлайн-порталу для заседаний может дать компании массу преимуществ.

  • Предоставляйте членам советов директоров доступ к материалам для заседаний и другой важной корпоративной документации в режимах онлайн и офлайн из любой точки мира
  • Передавайте членам совета директоров материалы, подготовленные перед заседанием и сообщайте обновления между заседаниями
  • Предоставляйте информацию о деятельности комитетов совета директоров
  • Упрощайте общение между советом директоров и менеджерами
  • Совершенствуйте процедуры корпоративного управления и повышайте степень ответственности
  • Затрачивайте меньше времени на административную работу — позвольте помощникам сосредоточиться на теме заседания и нуждах его участников
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Какими документами можно обмениваться на портале для советов директоров?

Портал для совета директоров всегда считался инструментом для обмена данными только в одном направлении. Однако с внедрением новых интерактивных технологий появилась возможность двусторонней связи. Виртуальная комната данных iDeals позволяет общаться в разделе «Вопросы и ответы», а также передавать в высшей степени конфиденциальные документы, такие как:

  • презентации инвесторов;
  • доклады об управлении рисками;
  • оперативные планы и стратегии развития;
  • правила оплаты труда и программы стимулирования персонала;
  • результаты внешней аудиторской проверки;
  • повестки дня и постановления, в том числе:
    • Корпоративные показатели
    • Стратегия, бюджеты, капитальные вложения и НИОКР
    • Долгосрочные и краткосрочные соображения
    • Приобретения, отчуждения и прочие изменения бизнес-портфеля
    • Выплаты руководству
    • Управление рисками, в том числе финансовыми, рисками безопасности и другими
    • Нормативно-правовое обеспечение
    • Отношения с акционерами
    • Отношения и правила работы с государством, включая отношения с профсоюзами
    • Отношения с сотрудниками и сообществом
    • Подбор директоров
    • Годовое собрание акционеров
    • Подготовка к кризисному управлению
    • Предложение о поглощении и подготовка к борьбе за голоса акционеров
    • Структура и политика правления и комитетов, оценки, руководящие принципы, уставы комитетов
Начните работу с виртуальной комнатой данных iDeals уже сегодня
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Получайте доступ к материалам из любой точки мира

Благодаря порталу комнаты заседаний iDeals пользователи могут получать доступ к материалам для совещаний из любого места в любое время. Это особенно удобно, если один или более участников встречи находятся в отъезде. Получив больше времени и свободы, директора могут лучше подготовиться к обсуждению стратегически важных вопросов.

  • Члены совета директоров могут удобно и безопасно получить доступ к большому объему информации из любой страны мира
  • Они получают возможность просматривать материалы для заседаний онлайн или оффлайн, участвовать в обсуждениях в разделе «Вопросы и ответы» и делать пометки, находясь в любой точке мира, где можно подключиться к интернету
  • Полнотекстовый поиск позволяет быстро найти нужную информацию и документы
  • Надежная система «Вопросы и ответы» позволяет членам совета директоров обсуждать конфиденциальную корпоративную информацию
  • Контрольный журнал, созданный по стандартам SOX, снижает риск нарушений защиты данных
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Повышайте эффективность информационного взаимодействия в совете директоров

Подготовка бумажной документации для заседаний — давно изжившая себя кошмарная процедура, которая может длиться несколько дней или даже недель, если курьерами отправлять новые редакции документов членам совета, чтобы у каждого из них была на руках новейшая версия. Наша виртуальная комната заседаний может сократить это время до нескольких часов, а заодно решить другие проблемы.

  • Любые изменения вносятся быстро и легко — документы в новейшей редакции загружаются на центральный портал и автоматически синхронизируются с устройствами всех членов совета директоров
  • Даже находясь в разных уголках мира, все участники видят у себя на экранах одну и ту же информацию
  • Чтобы обеспечить правильный доступ к корпоративной информации, можно настроить более восьми уровней разрешений на работу с документами в зависимости от роли пользователя.
  • Вход на портал совета директоров осуществляется с любых мобильных устройств через специальные приложения для iOS, Windows и Android
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Защита документов и инфраструктуры на уровне военных стандартов

Защита корпоративной документации всегда очень важна. Материалы для заседания могут быть утеряны сотрудниками почты или курьерами. Благодаря использованию цифрового зала заседаний такая опасность практически устраняется.

  • Защита центров обработки данных обеспечивается за счет строгих правил входа и тщательного наблюдения. Кроме того, все наши центры обработки данных соответствуют требованиям SOC2 и получили сертификат ISO 27001.
  • Обеспечивается уровень отказоустойчивости Tier 3 (2N). Резервирование всех элементов основных систем гарантирует лучшую в отрасли безотказность работы — 99,95% времени
  • Данные шифруются с помощью 256-битного протокола SSL/TLS с использованием RSA-ключей длиной 2048 бит
  • Двухуровневая авторизация требует ввода пароля и кода, полученного в SMS-сообщении
  • Динамические водяные знаки и функция «Просмотр сквозь защитную сетку» предотвращают несанкционированное распространение контента
  • Дистанционная очистка. Вы можете аннулировать разрешение на доступ к файлу на всех устройствах пользователя
  • В контрольных журналах фиксируется каждое действие на виртуальном портале, что дает контроль за соблюдением отраслевых нормативных актов и сохранение материалов на случай судебных разбирательств
Информационное взаимодействие между членами правления Информационное взаимодействие между членами правления

Большинство успешных предприятий используют порталы для совета директоров

Во многих компаниях виртуальный портал для совета директоров стал незаменимым инструментом для размещения и распространения корпоративной информации. Согласно опросу, недавно проведенному Институтом аудиторских комитетов компании KPMG, ведущие мировые корпорации быстро переходят на использование программ для проведения заседаний в режиме онлайн.

  • Половина представителей высшего руководящего состава и директоров компаний заявили, что уже используют виртуальный портал для совета директоров, а 20% планируют начать его применение в течение 6–12 месяцев
  • 18% респондентов предоставляют советам директоров мобильное устройство для входа на портал, а 20% планируют это сделать в течение года
  • Более половины (55%) членов советов директоров согласны с тем, что благодаря виртуальной комнате заседаний существенно повысилась эффективность их работы
  • 70% сообщили, что их портал совета директоров в режиме реального времени пополняется протоколами заседаний, информацией о компании и т. д.